Technische Infos rund um ERP:
Einsatzmöglichkeiten, Implementierung & Systemvoraussetzungen

Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung haben Unternehmen heute eine riesige Bandbreite an technischen Möglichkeiten, um ihre internen Geschäftsprozesse sowie Schnittstellen zu definieren und abzubilden. Um sich im Wettbewerb gegen die Konkurrenz auf dem Markt durchzusetzen, müssen Betriebe aber auch dazu in der Lage sein, schnell an gewünschte Informationen zu kommen und diese möglichst zügig zu verarbeiten. Dies lässt sich optimal mit Hilfe eines modernen ERP-Systems bewerkstelligen.

Wie kann ich mit Hilfe von ERP-Software die Prozesse in meinem Unternehmen abbilden?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Unter einem ERP-System versteht man demnach konkret eine breit gefächerte Unternehmenssoftware, die Ihnen dabei hilft, die Ressourcen in Ihrem Betrieb möglichst effizient zu planen und einzusetzen.

Im Vergleich zu klassischer Warenwirtschaftssoftware beispielsweise decken ERP-Programme sämtliche Geschäftsbereiche Ihrer Firma ab – unabhängig von der Branche. Moderne Lösungen umfassen in der Regel folgende Geschäftsprozesse:

Sogar das Rechnungswesen und die Finanzplanung können Sie in den meisten Fällen mit einem ERP-System abbilden und somit viele Aufgaben effizient abwickeln.

Setzen Sie ein modernes ERP-Programm in Ihrem Unternehmen ein, profitieren Sie von einem entscheidenden Vorteil: Alle wichtigen Informationen aus jeder Abteilung bzw. Bereich Ihrer Firma werden vom Tool in einer zentralen Datenbank gespeichert. Anschließend können Sie von dieser aus alle Informationen – egal ob aus der Lagerverwaltung, der Produktion, Ihrer Kundendatenbank oder der Anlagenbuchhaltung – unkompliziert in Echtzeit miteinander verknüpfen.

Dementsprechend unterstützt Sie ERP optimal bei den folgenden Aufgaben:

Inhaltsverzeichnis

In unserem umfangreichen Ratgeber geben wir Ihnen einen fundierten Überblick und um die technischen Anforderungen an ERP-Systeme. Nachdem wir Sie über die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von ERP informiert haben, vermitteln wir Ihnen viele wissenswerte Fakten und praktische Tipps zur ERP-Einführung. Außerdem erhalten Sie detaillierte Einblicke in die Systemvoraussetzungen von ERP, die für eine erfolgreiche Implementierung, Nutzung und Steuerung wichtig sind.

  1. Welche Einsatzmöglichkeiten von ERP gibt es?

  2. Wie kann ich die ERP-Einführung in meinem Unternehmen erfolgreich umsetzen?

  3. Die Anforderungen an ERP-Systeme: Welche Systemvoraussetzungen muss ich erfüllen?

  4. Was muss ich beim Einsatz eines ERP-Systems buchhalterisch beachten?

  5. Welche Software ist empfehlenswert? Eine detaillierte ERP-Systeme-Übersicht [Coming soon]

Welche Einsatzmöglichkeiten von ERP gibt es?

ERP-Systeme sind vielseitig einsetzbar. Prozesse, die Sie in Ihrem Betrieb bislang manuell ausgeführt haben, können Sie mit den innovativen Lösungen automatisieren und somit wesentlich effizienter gestalten. Aus diesem Grund findet man ERP-Systeme auch in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen. Da die Business Tools von den Herstellern immer weiter modernisiert werden, entwickeln sie sich stetig weiter. Welche Einsatzmöglichkeiten bietet ERP also eigentlich genau?

Was kann ein ERP und wieso sollte ich es in meinem Unternehmen einsetzen?

Sie möchten zu jeder Zeit und von jedem Ort den umfassenden Überblick über Ihr Business behalten, um schnell reagieren zu können? Dann ist der Einsatz eines ERP-Systems in Ihrem Betrieb für Sie unverzichtbar. Damit entscheiden Sie sich nicht nur für ein modernes Programm. Sie profitieren von einem vollintegrierten Business Tool, das alle Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens abdeckt. Dank moderner ERP-Software haben Sie die Möglichkeit, alle Abläufe und Ressourcen schneller sowie effektiver zu prüfen, zu planen und zu steuern. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, lassen sich dank der breit gefächerten Einsatzmöglichkeiten von ERP automatisieren. Auf lange Sicht gesehen bedeutet das für Ihr Business:

Wie kann ich mir den Aufbau eines ERP-Systems vorstellen?

ERP-Systeme sind grundsätzlich modular aufgebaut. Das bedeutet, Sie können die Unternehmenssoftware durch den Einsatz unterschiedlicher Module auf die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Firma zuschneiden. Da Sie immer nur für die ERP-Funktionen bezahlen, die Sie auch tatsächlich benötigen und letztlich auch nutzen, ergeben sich in vielen Fällen deutliche Kostenvorteile für Sie.

Über die verschiedenen Module lassen sich alle wichtigen Informationen in die zentrale Datenbank Ihres ERP-Systems einspeisen. Anschließend haben Sie über die grafische Benutzeroberfläche des Business Tools Zugang zu Ihren Daten. Beachten Sie am besten Folgendes: Je größer Ihr Betrieb, desto komplexer sind auch Ihre einzelnen Geschäfts- und Produktionsprozesse und desto umfangreicher sollte wiederum Ihr ERP-System aufgebaut sein.

Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von ERP im Überblick

Verschiedene Einsatzmöglichkeiten von ERP

Die klassischen Kernbereiche von ERP-Software sind:

Hinzu kommen zusätzliche Einsatzmöglichkeiten von ERP für:

Außerdem bieten viele ERP-Systeme zusätzliche Funktionalitäten in folgenden Bereichen an:

Wie kann ich ERP in den verschiedenen Geschäftsbereichen einsetzen?

Je umfangreicher die Datenbasis in Ihrem Unternehmen ausfällt, desto präziser können Sie die Einsatzmöglichkeiten von ERP auf Ihre einzelnen Geschäftsprozesse abstimmen:

Wie kann ich die ERP-Einführung in meinem Unternehmen erfolgreich umsetzen?

Egal wie klein oder groß Ihr Unternehmen ist – die Implementierung eines ERP-Systems ist grundsätzlich immer ein umfangreiches und komplexes Projekt. Häufig kann es während der ERP-Einführung vorkommen, dass stark in die betrieblichen Abläufe sowie den Firmenalltag eingegriffen werden muss. Aus diesem Grund ist für die Auswahl eines geeigneten Anbieters und für die ERP-Implementierung eine strukturierte Vorgehensweise notwendig.

Checkliste: Die wichtigsten Phasen und Schritte bei der ERP-Einführung

A
Projektvorbereitung und -initialisierung
  • Definieren Sie die Projektziele sowie die zukünftige Ausrichtung Ihres Unternehmens und kommunizieren Sie diese klar.

  • Stellen Sie einen groben Projektplan für die ERP-Implementierung auf, welcher das Vorgehen bis zur Systemauswahl vorgibt.

  • Wählen Sie ein passendes Projektteam bestehend aus einem erfahrenen Projektleiter und weiteren Mitgliedern aus.

  • Führen Sie ein Kick-Off-Meeting durch, um den Startpunkt des Projektes festzulegen und den Projektplan, sowie die damit verbundenen Ziele im Team zu besprechen.

B
Ist-Analyse / Soll-GrobKonzept
  • Analysieren Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens (u.a. Geschäftsprozesse, Abläufe, IT, bisherige Softwareunterstützung).

  • Identifizieren Sie Schwachstellen und Optimierungspotenziale innerhalb der firmeneigenen Strukturen und Prozesse.

  • Erstellen Sie auf Basis der Ist-Analyse ein Soll-Konzept (idealerweise in Form eines Lastenheftes), welches die Anforderungen an die zukünftige ERP-Software beinhaltet.

C
Softwareauswahl
  • Nehmen Sie auf Basis der Anforderungen aus Ihrem Lastenheft (u. a. Branche, Betriebsgröße und Verbreitung des ERP-Systems) eine strukturierte Software-Vorauswahl vor.

  • Treffen Sie die Vorauswahl so, dass am Ende Ihrer Markt-Recherche zehn ERP-Anbieter und ERP-Softwarelösungen in der engeren Auswahl verbleiben.

  • Erstellen Sie anschließend eine Feinauswahl anhand der Funktionalität und reduzieren Sie die Anzahl in Frage kommender ERP-Lösungen auf drei Anbieter.

  • Führen Sie Workshops und Präsentationen durch, um sich final auf einen bestimmten Provider festzulegen und einen Vertrag abzuschließen.

D
Konzeptfeinabstimmung
  • Finalisieren Sie den Projektplan für die ERP-Einführung in Abstimmung mit Ihrem ausgewählten System-Anbieter.

  • Erstellen Sie ein konkretes Pflichtenheft, indem Sie das Soll-Konzept auf Basis der Funktionalität des ERP-Systems verfeinern.

  • Erweitern Sie das Projektteam für die ERP-Software-Einführung um weitere Schlüsselnutzer.

  • Legen Sie die Verantwortlichkeiten und Befugnisse innerhalb und außerhalb des Projektteams fest.

  • Definieren Sie auf Basis Ihrer neuen ERP-Software Sollprozesse sowie Schnittstellen und beginnen Sie mit der Planung der Datenmigration.

  • Erarbeiten Sie einen Schulungsplan für Ihre Mitarbeiter. Bedenken Sie hierbei das es sich um einen fortlaufenden Prozess handelt und regelmäßige Weiterbildungen oder Schulungen notwendig sein werden.

E
Realisierung und ERP-System-Einführung
  • Setzen Sie den Projektplan und Ihr Soll-Konzept für die ERP-Implementierung um.

  • Nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen und Datenmigrationen vor.

  • Beginnen Sie damit, zuerst die Key-User und später alle anderen Anwender an der ERP-Software zu schulen.

  • Prüfen Sie die Ergebnisse der ERP-Integration und schließen Sie das Projekt ab.

Sobald alle Anpassungen am System vorgenommen wurden, ist die ERP-Einführung erfolgreich abgeschlossen und Sie können in Ihrem Unternehmen mit dem Echtbetrieb beginnen. Trotzdem ist es aber ratsam, die Enterprise-Resource-Planning-Software in regelmäßigen Abständen zu evaluieren. So können Sie sicherstellen, dass sich das Programm optimal an die Anforderungen Ihres Betriebs anpassen kann und alle Geschäftsprozesse wie gewünscht abgedeckt werden und ihr Projektplan weiterhin wie geplant umgesetzt werden kann.

Wesentliche Erfolgsfaktoren für die ERP-Implementierung im Überblick

Anforderungen an ERP-Systeme: Welche Systemvoraussetzungen muss ich für eine reibungslose ERP-Installation erfüllen?

Die aktuellen Anforderungen an ERP-Systeme und ERP-Software sind hoch. In den letzten Jahren standen die ERP-Anbieter vor der Herausforderung, immer leistungsfähigere Anwendungen im Bereich Enterprise-Resource-Planning zu entwickeln. Damit Sie später einwandfrei mit Ihrem ERP-System arbeiten können, ist eine fehlerfreie Installation im Zuge der ERP-Einführung erforderlich. Hierfür müssen Sie in Ihrem Unternehmen unter anderem die gängigen ERP-Systemvoraussetzungen erfüllen.

Gibt es etwas Wichtiges bei der ERP-Installation zu beachten?

Die Installation von ERP-Software ist in den meisten Fällen ziemlich komplex und aufwendig. Zahlreiche ERP-Systeme auf dem Markt basieren heute auf dem sogenannten Client-/Serverprinzip. Das bedeutet, sie weisen eine mehrschichtige Software-Architektur auf, weshalb sich der Installationsprozess wiederum aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt:

In der Praxis müssen Sie die entsprechenden Software-Komponenten demnach auf jedem Arbeitsplatzrechner installieren, welcher als Client auf das ERP-System zugreifen soll.

In der Regel wird der Installationsprozess von Standard-ERP-Software von einem speziellen Setup-Programm gesteuert. Dieses ist dazu da, um folgende Aufgaben zu übernehmen:

  1. Es kopiert die einzelnen Dateien in die jeweiligen Verzeichnisse.

  2. Es sorgt auf Betriebssystemebene für die nötigen Eintragungen.

Sollte während der Installation ein Fehler auftreten, ermöglichen die speziellen Setup-Programme außerdem ein Roll-back der Installation.

Welche Voraussetzungen muss das Betriebssystem Ihres PCs erfüllen?

Sie fragen sich, ob Sie ein ERP-System überhaupt auf Ihrem bestehenden Betriebssystem installieren können? Bereits im Vorfeld der Installation prüfen die meisten Installationsprogramme, ob die IT-Landschaft Ihres Unternehmens überhaupt für die zu installierende ERP-Software geeignet ist. Neben Ihrer Hardware-Ausstattung ist hierfür in erster Linie das von Ihnen verwendete Betriebssystem ausschlaggebend.

Verwenden Sie ein aktuelles Betriebssystem, sollte dieses in der Regel leistungsfähig genug sein, um die Installation eines modernen ERP-Systems zu unterstützen. Mit Hilfe von administrativen Berechtigungen haben Sie außerdem die Möglichkeit, das ERP-Programm auf unterschiedlichen Betriebssystemen zu verwenden. Das bedeutet, Sie können Ihre Business-Software auf Windows, Apple Mac oder Linux nutzen. Haben Sie hohe Anforderungen an Ihr ERP-System und möchten Sie von einer bestmöglichen Benutzererfahrung profitieren, sollten Sie grundsätzlich die neueste Version Ihres jeweiligen Betriebssystems besitzen.

Immer mehr ERP-Provider bieten ihre Lösungen mittlerweile als betriebssystemunabhängige Webdienste in der Cloud an.
Hiermit können Sie…

direkt auf Ihre Daten zugreifen.

Cloud-ERP ist betriebssystemunabhängig

Cloud-ERP-Lösungen laufen demnach nicht nur auf Windows-Rechnern, sondern ebenso auf Geräten mit OS-X-Betriebssystem oder Linux. Sie können die Lösungen schnell und einfach auf jeder Plattform bedienen.

Welche ERP-Schnittstellen und Anbindungsmöglichkeiten gibt es?

Häufig haben Unternehmen weitere Anforderungen an ein ERP-System. Eine zentrale Rolle spielen zum Beispiel besondere Schnittstellen (APIs) zwischen der ERP-Lösung und anderen wichtigen Anwendungen. Entsprechende ERP-Anbindungen sind bspw. erforderlich, wenn mehrere Programme im Betrieb verwendet werden und Daten untereinander ausgetauscht werden müssen. Aktuelle ERP-Schnittstellen gibt es zum Beispiel für folgende Bereiche:

Damit können die zahlreichen ERP-Provider auf dem Markt leistungsstarke Systeme zur Verfügung stellen, welche Ihren Anforderungen an ERP-Systeme optimal gerecht werden.

Was muss ich durch den Einsatz eines ERP-Systems bei der Buchhaltung beachten?

Sie haben Enterprise-Resource-Planning-Software für Ihr Unternehmen angeschafft? Dann dürfen Sie Ihr neues ERP-System ab sofort auch in der Buchhaltung abschreiben, um von steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Ihre Business-Lösung von der Steuer abzusetzen, ist gar nicht schwer und mit keinem großen Aufwand verbunden. Sie sollten jedoch einige Punkte berücksichtigen, damit Sie Ihr ERP-System in der Buchhaltung auch korrekt abschreiben und keinen Ärger mit dem Finanzamt riskieren.

Abschreibung von ERP-Software: Wie lange ist die Nutzungsdauer?

Business-Software im Bereich Enterprise Resource Planning wird grundsätzlich als immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens klassifiziert. Es handelt sich dabei steuerrechtlich gesehen um Standardsoftware, deren Herstellungskosten aktivierungspflichtig sind. Daher haben Unternehmen auch die Möglichkeit, ERP-Systeme in der Buchhaltung abzuschreiben.

Sie möchten wissen, über welche Nutzungsdauer Sie ein ERP-Programm in Ihrem Betrieb konkret abschreiben dürfen? In der Regel gelten für die Abschreibungsdauer von Standardsoftware dieselben Richtlinien wie für herkömmliche Hardware-Komponenten, die in Computern verbaut werden. Allgemein würde das bedeuten, dass Sie sich bei der Abschreibung an einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von drei Jahren orientieren können.

Bei ERP-Systemen verhält sich diese Tatsache in der Buchhaltung allerdings etwas anders. Für die Nutzungsdauer von Enterprise-Resource-Plannning-Programmen gilt nämlich folgende Ausnahme: Die Finanzverwaltung schreibt für ERP-Software generell eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vor. Sobald die Implementierungsphase Ihres Systems abgeschlossen und die Business-Software einsatzfähig ist, beginnt der Abschreibungszeitraum.

Was muss ich bei ERP-Software im Hinblick auf Rechnungswesen und Buchhaltung noch berücksichtigen?

Nachdem Firmen eine ERP-Software in ihrem Betrieb eingeführt haben, kommt es sehr oft vor, dass diese trotzdem weitere finanzielle Mittel für notwendige Zusatz-Arbeiten am System aufwenden müssen. Das kann in Ihrem Unternehmen zum Beispiel unter folgenden Umständen der Fall sein:

Alle Ausgaben, die auf diese Weise mit Ihrem ERP-System in Verbindung stehen, zählen in der Buchhaltung grundsätzlich zu den Anschaffungsnebenkosten. Wichtig für eine korrekte Verbuchung ist hierbei allerdings, dass diese direkt mit der Anschaffung Ihrer Business-Software zusammenhängen müssen. Hinzu kommt, dass Sie dazu in der Lage sein müssen, alle betroffenen Posten jederzeit einzeln zuordnen zu können.

Zudem kann es vorkommen, dass zusätzliche Ausgaben für die Einführung Ihres ERP-Programms anfallen. Hiermit verbundene Aufwendungen zählen nicht zu den Anschaffungsnebenkosten – sofern Sie die Implementierung nicht selbst durchgeführt haben, sondern hierfür Ihren Provider oder eine externe Firma beauftragt haben. In der Finanzbuchhaltung können Sie alle Personalkosten, die mit der Bereitstellung Ihres ERP-Systems in Verbindung stehen, als sofortige Betriebsausgaben abziehen. Entscheiden Sie sich hingegen dafür, eigene Mitarbeiter für die Durchführung der ERP-Implementierung schulen zu lassen, so zählen damit zusammenhängende Ausgaben wiederum zu den Anschaffungsnebenkosten.

Während der Einführungsphase Ihrer ERP-Software mussten zahlreiche Anpassungen vorgenommen werden? In manchen Fällen können umfassende Modifikationen ein ERP-Programm auch zu einer Individuallösung machen. Finanzielle Aufwendungen für Ihr ERP-System müssen Sie in der Buchhaltung dann unter den Herstellungskosten verbuchen. Sollten Sie Ihre Business-Software von vornherein selbst herstellen bzw. in Erweiterungen oder Verbesserungen am Programm investieren, dürfen Sie damit verbundene finanzielle Aufwendungen wiederum sofort von Ihren Betriebsausgaben abziehen.